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Dopo aver fornito un servizio a uno dei vostri clienti, dovrete essere pagati. Per farlo, dovrete creare una fattura e inviarla al cliente. Uno dei modi più semplici e veloci per farlo è creare un'e-mail di fattura.
Tuttavia, molte piccole imprese o freelance soffrono di ritardi nei pagamenti e possono addirittura rimanere senza stipendio. Un modo per ridurre al minimo questo rischio è quello di creare fatture chiare e di facile comprensione, che possano aiutare i clienti a pagare rapidamente senza problemi o confusione.
In questo articolo esamineremo in modo più dettagliato l'invio delle fatture via e-mail e condivideremo alcuni consigli su come mantenere le vostre e-mail di fatturazione chiare e di facile comprensione per aiutarvi a essere pagati in modo rapido ed efficiente per i vostri servizi. Condivideremo anche un modello di email di fattura facilmente utilizzabile che potrete usare per rendere più facile il pagamento!
Imparare a scrivere un'e-mail con una fattura è un processo abbastanza semplice e comporta il rispetto di alcuni passaggi chiave e di alcuni consigli utili per facilitare al massimo l'elaborazione della fattura da parte dei vostri clienti. Tenete presente che potete utilizzare un software di fatturazione per generare le fatture, in modo da semplificare il processo. Inoltre, molti gateway di pagamento supportano la generazione di fatture di base.
Quando inviate un'e-mail di fatturazione, assicuratevi di includere nel documento le informazioni pertinenti, come la vostra ragione sociale, il numero della fattura e l'importo da addebitare al cliente. È inoltre buona norma includere il nome e l'indirizzo dell'azienda nell'intestazione dell'e-mail e/o nel blocco della firma. Se non includete tutte le informazioni necessarie nella fattura, il cliente potrebbe dover richiedere una seconda fattura o, peggio, semplicemente non pagare.
Se dovete inviare una fattura via e-mail, non incollate la fattura nel corpo dell'e-mail. È invece preferibile includerla come allegato in un file PDF scaricabile. In questo modo il cliente potrà facilmente scaricare, salvare e stampare la fattura. Inoltre, potrà facilmente caricare la fattura in qualsiasi software di contabilità utilizzato.
È probabile che il vostro cliente sia regolarmente sommerso di e-mail, quindi è importante che rendiate il più semplice possibile la ricerca della fattura e la sua risoluzione. Assicuratevi di includere tutte le informazioni importanti nell'oggetto dell'e-mail di fatturazione, tra cui il numero della fattura, la data di scadenza e il nome della vostra azienda.
Se avete intenzione di inviare regolarmente e-mail di fatturazione, prendete in considerazione l'utilizzo di un modello di e-mail di fatturazione per risparmiare tempo e fatica. Con un modello di e-mail di fattura, tutto ciò che dovete fare è modificare le informazioni chiave, come le date e l'importo, e inviare la vostra e-mail di fattura.
La risposta rapida è che i modelli di e-mail di fatturazione vi faranno risparmiare tempo. Scrivere e-mail da zero può richiedere molto tempo, soprattutto se dovete fatturare a un gran numero di clienti. Con un modello, non dovrete più scrivere una nuova e-mail per ogni fattura. Questo è particolarmente utile per i freelance o per le piccole imprese che forniscono una serie di prodotti o servizi.
Inoltre, un modello è uno strumento utile se si inviano regolarmente fatture via e-mail a più clienti, in quanto consente di mantenere le e-mail di fatturazione coerenti tra i clienti. In questo modo è anche possibile personalizzare ogni e-mail di fattura per ogni cliente con dei segnaposto.
Quando si crea un modello di e-mail per fatture, è importante che sia personalizzato per voi e per la vostra azienda. Non solo deve riflettere il tipo di attività che gestite e il lavoro che svolgete, ma anche il tipo di rapporto che volete mantenere con i vostri clienti.
Tuttavia, dovreste anche assicurarvi che il vostro modello di fattura sia abbastanza generico da poter essere facilmente applicato a qualsiasi cliente, consentendovi di apportare modifiche rapide quando necessario. Può essere una seccatura creare le fatture da zero, quindi avere un esempio generico può rendere il processo molto più veloce.
Come per ogni e-mail, iniziate con un saluto e un breve messaggio, soprattutto se non avete parlato con questo cliente di recente. Quindi, informate il cliente che lo state contattando per emettere una fattura e ricordate che avete allegato la fattura all'e-mail. L'e-mail di fatturazione deve contenere anche una breve descrizione del lavoro svolto per il cliente.
Includete poi la vostra tariffa, in modo che il cliente abbia ben chiaro l'importo del vostro onorario. Inoltre, è necessario indicare se la tariffa si riferisce al tempo lavorato o al progetto. È inoltre opportuno aggiungere eventuali altre spese non coperte dal pagamento del cliente, come ad esempio le spese di spedizione, per evitare potenziali sorprese.
Molti freelance e imprenditori si preoccupano del tono e della formalità delle loro e-mail di fatturazione, o di ciò che dovrebbero includere nell'e-mail. È importante ricordare che l'obiettivo di un'e-mail di fattura è quello di essere pagati. Tuttavia, si vuole anche che il cliente si senta rispettato e apprezzato per aumentare la possibilità di ripetere l'attività.
Per garantire che l'e-mail non venga persa o ignorata, mantenetela professionale. Mantenete un linguaggio semplice e preciso ed evitate l'uso di un gergo che il cliente potrebbe non capire. Evitate di includere troppe informazioni aggiuntive che potrebbero distrarre il cliente. Questo aiuta a risparmiare il vostro tempo e quello del cliente.
L'oggetto dell'e-mail di fatturazione deve essere chiaro e inequivocabile, in modo da aiutare il cliente a leggere e trovare l'e-mail di fatturazione. È una buona idea includere anche informazioni importanti nell'oggetto dell'e-mail. Ad esempio, il nome della vostra azienda, il numero della fattura e la data di scadenza dovrebbero essere inclusi nell'oggetto.
Se state cercando aiuto per la stesura di un modello di e-mail di fatturazione, potete utilizzare il seguente esempio come base per il vostro modello di e-mail:
Oggetto: Fattura [Numero] per [Servizio / Prodotto] in scadenza il [Data di scadenza]
Ciao [Nome del destinatario],
Spero che tu stia bene.
Si prega di vedere la fattura in allegato [Numero] per [Servizio / Prodotto], con scadenza il [Data di scadenza].
Non esitate a contattarci per qualsiasi domanda o chiarimento.
Cordiali saluti,
[Il tuo nome e la firma dell'email]
Questo esempio di modello è chiaro, breve e professionale, senza dettagli o conversazioni inutili. Naturalmente, se avete un rapporto più stretto con il cliente, siete liberi di aggiungere altre parole.
Pur mantenendo un'email semplice e chiara, è una buona idea personalizzare le email di fatturazione per ogni cliente, per evitare che si senta come se avesse ricevuto un'email di fatturazione generica. Utilizzate saluti personalizzati, un breve messaggio e il branding, in modo che il cliente sappia che avete dedicato tempo e impegno alla vostra e-mail di fatturazione.
Questo aiuta a distinguere la vostra azienda da altre che utilizzano lo stesso modello e farà sì che i vostri clienti sentano di avere un'esperienza più coinvolgente con voi.
Il nome della vostra azienda, il logo e le informazioni di contatto
Numero di fattura
Data della fattura
Data di scadenza del pagamento
L'importo del pagamento
I servizi e/o i prodotti forniti
Eventuali dettagli aggiuntivi, come i metodi di pagamento
Naturalmente, l'invio di un'e-mail di fatturazione non sempre si traduce in un pagamento e potrebbe essere necessario dare seguito all'e-mail di fatturazione. Può valere la pena di contattare telefonicamente il cliente, perché è possibile che l'e-mail sia stata persa o che sia stata inviata alla persona sbagliata. Se questo non funziona, potrebbe essere necessario intensificare il processo e inviare una lettera formale.
Molti freelance si trovano a dover rincorrere i pagamenti dei clienti. Indipendentemente dal fatto che il cliente abbia o meno una buona spiegazione per il ritardo nel pagamento, non dovreste permettere che eviti di pagare il vostro lavoro. Assicuratevi che la vostra e-mail di richiesta di fattura sia cortese, ma ferma.
Esistono numerosi strumenti che consentono di automatizzare il processo di creazione e invio delle fatture ai clienti. Questo rende il processo semplice per voi e per i vostri clienti. Automatizzando il processo di invio delle fatture via e-mail, potete anche assicurarvi che siano tutte conformi allo stesso standard e che contengano sempre informazioni pertinenti.
L'e-mail di fatturazione è una delle componenti più importanti dell'attività aziendale. Se non sono chiare e facili da capire, possono frustrare i clienti e causare ritardi nei pagamenti.
Un'e-mail di fattura ben scritta è il primo passo per stabilire un buon rapporto con il cliente e farsi pagare in tempo. Utilizzate il nostro modello di e-mail di fatturazione per creare il modello di e-mail di fatturazione perfetto per voi e per la vostra azienda, per essere sicuri di non perdere nessun pagamento.
