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Una vez que haya prestado un servicio a uno de sus clientes, tendrá que cobrar. Para ello, tendrá que crear una factura y enviarla a su cliente. Una de las formas más rápidas y sencillas de hacerlo es crear una factura por correo electrónico.
Sin embargo, muchas pequeñas empresas o autónomos sufren retrasos en los pagos e incluso pueden quedar impagados. Una forma de ayudar a minimizar este riesgo es crear facturas claras y fáciles de entender que puedan ayudar a los clientes a pagarte rápidamente sin problemas ni confusiones.
En este artículo, analizaremos el envío de facturas por correo electrónico con más detalle y compartiremos algunos consejos sobre cómo mantener tus correos electrónicos de facturas claros y fáciles de entender para ayudarte a cobrar rápida y eficazmente por tus servicios. También compartiremos una plantilla de factura por correo electrónico que puedes utilizar para que te sea más fácil cobrar.
Aprender a escribir un correo electrónico con una factura es un proceso bastante sencillo e implica seguir algunos pasos clave, así como algunos consejos útiles para que a tus clientes les resulte lo más fácil posible procesar tu factura. Ten en cuenta que puedes hacer uso de un software de facturación que genere facturas por ti para facilitarte el proceso. Además, muchas pasarelas de pago admiten la generación básica de facturas.
Cuando envíes una factura por correo electrónico, asegúrate de incluir en el documento la información pertinente, como el nombre de tu empresa, el número de factura y cuánto vas a cobrar a tu cliente. También es una buena idea incluir el nombre y la dirección de tu empresa en el encabezado del correo electrónico y/o en el bloque de la firma. Si no incluyes toda la información necesaria en tu factura, es posible que tu cliente tenga que solicitar una segunda factura o, peor aún, que simplemente no pague.
Si vas a enviar una factura por correo electrónico, no la pegues en el cuerpo del mensaje. Lo mejor es adjuntarla como archivo PDF descargable. De este modo, el cliente podrá descargar, guardar e imprimir fácilmente la factura. Además, pueden cargar fácilmente la factura en cualquier programa de contabilidad que utilicen.
Es probable que tu cliente se vea inundado regularmente de correos electrónicos, por lo que es importante que le facilites al máximo la búsqueda de tu factura y su resolución. Asegúrate de incluir toda la información importante en el asunto del correo electrónico de tu factura, incluido el número de factura, la fecha de vencimiento y el nombre de tu empresa.
Si va a enviar facturas por correo electrónico con regularidad, considere la posibilidad de utilizar una plantilla de factura por correo electrónico para ahorrar tiempo y esfuerzo. Con una plantilla de factura por correo electrónico, todo lo que tienes que hacer es cambiar la información clave, como las fechas y el importe, y enviar tu factura por correo electrónico.
La respuesta rápida es que las plantillas de facturas por correo electrónico le ahorrarán tiempo. Escribir correos electrónicos desde cero puede llevar mucho tiempo, sobre todo si tienes que facturar a un gran número de clientes. Con una plantilla, ya no tendrás que escribir un nuevo correo electrónico con cada factura. Esto es especialmente útil para autónomos o pequeñas empresas que ofrecen diversos productos o servicios.
Además, una plantilla también es una herramienta útil si envía regularmente facturas por correo electrónico a varios clientes, ya que mantendrá la coherencia de sus correos electrónicos de facturación entre su base de clientes. Esto también le permite personalizar cada correo electrónico de factura para cada cliente con marcadores de posición.
A la hora de crear una plantilla de factura por correo electrónico, es importante que la personalice para usted y su empresa. No solo debe reflejar el tipo de empresa que diriges y el trabajo que realizas, sino también el tipo de relación que quieres mantener con tus clientes.
Sin embargo, también debes asegurarte de que tu plantilla de factura por correo electrónico sea lo suficientemente genérica como para que pueda aplicarse fácilmente a cualquiera de tus clientes, permitiéndote hacer cambios rápidos cuando sea necesario. Puede ser un engorro hacer facturas desde cero, así que tener un ejemplo genérico puede agilizar mucho el proceso.
Como con cualquier correo electrónico, empieza con un saludo y un mensaje breve, sobre todo si no has hablado con ese cliente recientemente. A continuación, hazle saber que te pones en contacto con él para facturarle y menciona que has adjuntado la factura al correo electrónico. La factura también debe incluir una breve descripción del trabajo realizado para el cliente.
A continuación, incluya su tarifa, para que el cliente tenga claro cuánto cobra. Además, debe indicar si se cobra por tiempo trabajado o por proyecto. También es buena idea añadir cualquier otro gasto que no esté cubierto por el pago del cliente, como los gastos de envío, para evitar posibles sorpresas.
Muchos autónomos y empresarios se preocupan por el tono y la formalidad de sus correos electrónicos de facturación, o por lo que deben incluir en ellos. Es importante recordar que el objetivo de un correo electrónico de factura es cobrar. Sin embargo, también es importante que el cliente se sienta respetado y apreciado para aumentar las posibilidades de que repita.
Para que el correo electrónico no pase desapercibido o sea ignorado, sea profesional. Utilice un lenguaje sencillo y preciso y evite el uso de jerga que el cliente pueda no entender. Evite incluir demasiada información adicional que pueda distraer al cliente. Esto le ahorrará tiempo a usted y al cliente.
El asunto del correo electrónico de la factura debe ser claro y sin ambigüedades, para ayudar al cliente a leerlo y encontrarlo. También es una buena idea incluir información importante en el asunto del correo electrónico. Cosas como el nombre de su empresa, el número de factura y la fecha de vencimiento deben incluirse en la línea de asunto.
Si busca ayuda para redactar una plantilla de correo electrónico de factura, puede utilizar el siguiente ejemplo como base de su propia plantilla de correo electrónico:
Asunto Factura [Número] para [Servicio / Producto] con vencimiento el [Fecha de vencimiento]
Hola [Nombre del destinatario],
Espero que se encuentre bien.
Adjuntamos la factura [Número] para [Servicio / Producto]con vencimiento el [Fecha de vencimiento].
No dude en ponerse en contacto con nosotros si tiene alguna pregunta o necesita alguna aclaración.
Saludos cordiales,
[Su nombre y firma de correo electrónico]
Este ejemplo de plantilla es claro, breve y profesional, sin detalles ni conversaciones innecesarias. Por supuesto, si tiene una relación más estrecha con el cliente, no dude en añadir más conversación.
Aunque el correo electrónico debe ser sencillo y claro, conviene personalizarlo para cada cliente para que no tenga la sensación de haber recibido una factura genérica. Utiliza saludos personalizados, un mensaje breve y una marca para que tu cliente sepa que has dedicado tiempo y esfuerzo a tu factura por correo electrónico.
Esto ayuda a diferenciar su negocio de otros que utilizan la misma plantilla y hará que su cliente sienta que tiene una experiencia más atractiva con usted.
El nombre de su empresa, logotipo e información de contacto
Número de factura
Fecha de la factura
Fecha de vencimiento del pago
El importe del pago
Los servicios y/o productos prestados
Cualquier detalle adicional como métodos de pago
Por supuesto, el envío de una factura por correo electrónico no siempre conlleva el cobro, por lo que es posible que tengas que hacer un seguimiento. Puede valer la pena ponerse en contacto por teléfono, ya que es posible que el correo electrónico se haya perdido o haya llegado a la persona equivocada. Si eso no funciona, puede que tengas que escalar el proceso y enviar una carta formal.
Muchos autónomos tienen que perseguir los pagos de sus clientes. Tanto si tu cliente tiene una buena explicación para el retraso en el pago como si no, no debes dejar que evite pagar por tu trabajo. Asegúrate de que tu correo electrónico con la factura sea educado, pero firme.
Existen varias herramientas que le ayudarán a automatizar el proceso de creación y envío de facturas por correo electrónico a sus clientes. Esto facilita el proceso tanto para usted como para sus clientes. Al automatizar el proceso de envío de facturas por correo electrónico, también puedes asegurarte de que todas cumplen las mismas normas e incluyen siempre la información pertinente.
La factura por correo electrónico es uno de los componentes más importantes de su negocio. Si no son claros y fáciles de entender puedes frustrar a tus clientes, lo que puede provocar retrasos en los pagos.
Un correo electrónico de factura bien redactado es el primer paso para establecer una buena relación con tu cliente y cobrar a tiempo. Utiliza nuestra plantilla de correo electrónico de factura para crear la plantilla de correo electrónico de factura perfecta para ti y tu empresa y asegurarte de no perder ningún pago.
